Quidly liest Angebots-PDFs und Fotos automatisch aus. So sparst du dir das Abtippen der Daten. Die Erkennung läuft sicher über Server in Frankfurt. Details zum Datenschutz findest du im Artikel „KI bei Quidly — was geht an Google?“.
So nutzt du den Upload
Klicke auf „+ Neues Angebot“. Im oberen Bereich des Fensters ziehst du deine Datei (PDF, JPG oder PNG, max. 10 MB Dateigröße) in das markierte Feld oder klickst zur Auswahl auf das Feld.
Danach passiert Folgendes:
- Die Datei wird verschlüsselt im Account deines Betriebs gespeichert.
- Die KI liest die Inhalte aus.
- Die erkannten Daten landen direkt in den Formularfeldern.
- Das System schlägt als Wiedervorlage-Datum „heute in 7 Tagen“ vor.
- Du prüfst die Werte, korrigierst sie bei Bedarf und speicherst das Angebot.
Welche Daten das System erkennt
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Angebotsnummer
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Kundenname und Kontakt (E-Mail, Telefon)
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Betrag
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Bezeichnung (Fehlt ein Betreff im Angebot, erstellt die KI eine kurze Zusammenfassung aus den Positionen)
Hinweis: Interne Notizen oder Anmerkungen auf dem Dokument werden nicht ausgelesen.
Schutz vor doppelten Angeboten
Quidly prüft beim Upload im Hintergrund, ob exakt diese Datei bereits im System existiert. Ist das der Fall, wählst du aus drei Optionen:
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Zum Angebot: Du springst direkt zum bereits bestehenden Eintrag.
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Trotzdem neu anlegen: Du nutzt das Dokument für einen weiteren, neuen Eintrag.
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Abbrechen: Der Upload wird gestoppt.
Wichtig: Diese Warnung erscheint nur bei exakt identischen Dateien. Änderst du das Angebot in deinem Programm und speicherst es erneut ab, gilt es für das System als neue Datei.
Tageslimit für die Erkennung
Aus Sicherheitsgründen sind pro Nutzer maximal 30 automatische Erkennungen innerhalb von 24 Stunden möglich. Erreichst du dieses Limit, tippst du die Daten weiterer Angebote manuell ein. Am nächsten Tag steht die KI-Erkennung wieder regulär zur Verfügung.
Mehrere Dateien gleichzeitig hochladen
Möchtest du viele alte Angebote auf einmal nachtragen, nutzt du den Sammel-Upload. Die Anleitung dazu findest du im Artikel „Mehrere Angebote gleichzeitig hochladen (Bulk-Upload)“.