Möchtest du viele Angebote auf einmal in Quidly übertragen (zum Beispiel alte Dokumente aus deinem Archiv), nutzt du den Sammel-Upload. Das System verarbeitet dabei bis zu 10 Dateien pro Vorgang.
So startest du den Upload
Klicke auf deinem Dashboard direkt neben „+ Neues Angebot“ auf den Button „Mehrere Dateien hochladen“.
Du hast anschließend die Wahl zwischen zwei Import-Wegen:
1. Schnell anlegen (Automatisch)
Die KI liest die hochgeladenen Dateien aus und legt sofort für jedes Dokument ein neues Angebot mit dem Status „Offen“ an. Eventuelle Datenfehler korrigierst du später im jeweiligen Angebot. Dieser Weg eignet sich, wenn du einen großen Stapel einheitlicher Dokumente zügig importieren willst.
2. Mit manueller Prüfung
Die KI liest die Dateien aus, erstellt aber noch keine fertigen Angebote. Die Dokumente landen zunächst in einer Prüf-Liste im System. Du öffnest jeden Eintrag, kontrollierst die erkannten Daten, korrigierst sie bei Bedarf und legst das Angebot erst dann manuell an. Dieser Weg eignet sich, wenn deine Dokumente sehr unterschiedlich aufgebaut sind.
Was während des Uploads passiert
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Schritt-für-Schritt: Das System verarbeitet die Dateien nacheinander. Du siehst für jedes Dokument den aktuellen Fortschritt.
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Schutz vor Duplikaten: Erkennt Quidly ein Dokument, das exakt so bereits hochgeladen wurde, überspringt das System diese Datei automatisch. Bestehende Angebote werden nicht überschrieben.
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Tageslimit: Es gilt das reguläre Limit von 30 automatischen KI-Erkennungen pro 24 Stunden. Erreichst du dieses Limit während des Uploads, stoppt der Vorgang und Quidly zeigt dir einen entsprechenden Hinweis.
Die Zusammenfassung am Ende
Nach dem Vorgang liefert dir Quidly eine Übersicht:
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Wie viele Angebote angelegt wurden (im automatischen Modus erhältst du Direkt-Links zu den Angeboten).
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Wie viele Dokumente zur manuellen Prüfung bereitliegen.
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Wie viele Duplikate übersprungen wurden.
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Wie viele Dateien fehlerhaft waren (inklusive Details zum Fehler).
Dokumente aus der Prüf-Liste löschen
Entscheidest du dich im Prüf-Modus gegen die Übernahme einer Datei, klickst du bei dem Eintrag auf „Verwerfen“. Quidly löscht das Dokument daraufhin aus dem Speicher, ohne ein Angebot anzulegen.