Das Szenario ist vielen Handwerkern vertraut: Ein präzise kalkuliertes Angebot wird verschickt – und danach herrscht erst einmal Funkstille. Die Sorge, beim Kunden lästig oder aufdringlich zu wirken, ist in solchen Momenten oft groß. Doch genau aus diesem Grund bleiben viele wertvolle Aufträge auf der Strecke.
Dabei bist du mit diesem Problem nicht allein: Bis zu 60 Prozent der verschickten Angebote bleiben unbeantwortet. Das liegt meist nicht am Preis, sondern schlicht daran, dass niemand nachfragt und dem Kunden eine Entscheidungshilfe bietet.
Nachfassen ist Service, kein Aufdringlichsein
Der Gedanke, du würdest den Kunden nerven, ist verständlich, aber unbegründet. Betrachte das Nachfassen lieber als einen Service. Stell dir vor, du hättest selbst einen vollen Terminkalender. Ein eingeholtes Angebot landet im E-Mail-Postfach und gerät im Alltagstrott zwischen Familie und Beruf schnell in Vergessenheit. Für deinen Kunden ist das Angebot im Zweifel nur ein Punkt von vielen auf einer langen To-do-Liste.
Wenn du nachfasst, bietest du einen echten Mehrwert. Du erinnerst freundlich, bietest konkrete Hilfe an und klärst eventuelle offene Fragen. Dieses Vorgehen wird von Kunden selten als lästig, sondern vielmehr als Zeichen deiner Verbindlichkeit und deines Engagements wahrgenommen.
Es geht im Kern darum, dem Kunden bei seiner Entscheidung zu helfen. Vielleicht hat er das Angebot übersehen, schlichtweg vergessen, oder es gibt noch eine kleine Unsicherheit, die er nicht sofort äußern wollte. Dein Nachfassen ist die perfekte Gelegenheit, genau das herauszufinden.
Der richtige Ton: Wie du passend formulierst
Der Schlüssel, um nicht aufdringlich zu wirken, liegt in der Formulierung. Bleib freundlich, konkret und biete immer einen klaren nächsten Schritt an. Vermeide abgedroschene Phrasen wie „Ich wollte mal nachfragen…“ oder „Haben Sie mein Angebot erhalten?“. Das ist zu vage und überträgt dem Kunden die Arbeit der Gesprächsführung.
Biete stattdessen Hilfe an oder knüpfe an ein konkretes Detail des Angebots an. Hier sind Beispiele, die im Handwerksalltag gut funktionieren:
„Guten Tag Herr [Name], vor ein paar Tagen habe ich Ihnen das Angebot für die Badsanierung zugeschickt. Ist das Dokument gut bei Ihnen angekommen? Ich wollte nachfragen, ob es Ihrerseits noch offene Fragen gibt, die ich beantworten kann. Falls der Zeitrahmen passt, könnten wir mit den Arbeiten in Kalenderwoche X starten.“
Oder, wenn du noch etwas konkreter werden möchtest:
„Hallo Herr [Name], ich beziehe mich auf unser Angebot für die neue Terrassenüberdachung vom [Datum]. Ich habe gerade noch einmal die Maße geprüft und sehe, dass wir bei der Breite eventuell noch 10 cm mehr herausholen könnten, ohne die Statik zu beeinflussen. Hätten Sie kurz Zeit, dass ich Ihnen das telefonisch erläutere?“
Der Fokus sollte immer auf dem Kunden und seinen Lösungen liegen, nicht primär auf dem Abschluss.
Dein Zeitplan: Wann und wie oft du nachfassen solltest
Das richtige Timing und die Frequenz sind entscheidend. Zu früh oder zu oft wirkt aufdringlich, zu spät lässt Chancen verstreichen. Dieser Ablauf hat sich bewährt:
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Erster Kontakt (3 bis 5 Werktage nach Versand): Das ist der optimale Zeitpunkt für einen ersten Check-in. Der Kunde hat dein Angebot wahrscheinlich erhalten und kurz überflogen, aber noch keine Entscheidung getroffen. Eine freundliche E-Mail oder ein kurzer Anruf ist hier ideal.
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Zweiter Kontakt (Rund 7 Tage nach dem ersten Kontakt): Bleibt die erste Rückmeldung aus, ist es Zeit für den zweiten Versuch. Hier kannst du eine Formulierung wählen, die auf ein Detail des Angebots eingeht oder einen konkreten Nutzen hervorhebt, um ein Gespräch zu initiieren.
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Dritter Kontakt (Rund 14 Tage nach dem zweiten Kontakt): Sollte noch immer keine Reaktion erfolgen, kannst du eine sogenannte „Break-up-Mail“ senden. Diese signalisiert dem Kunden, dass du das Angebot als nicht mehr relevant betrachtest. Das schafft oft einen letzten Anreiz zur Reaktion, da niemand gerne eine Chance verpasst.
„Guten Tag Herr [Name], vor einigen Wochen habe ich Ihnen ein Angebot für Ihr Projekt zukommen lassen. Da ich bisher nichts von Ihnen gehört habe, gehe ich davon aus, dass sich Ihre Pläne geändert haben. Bitte geben Sie mir kurz Bescheid, damit ich den Vorgang abschließen kann. Wenn es später noch einmal passt, melden Sie sich gerne wieder.“
Beachte: Mehr als zwei bis drei Nachfassversuche sind im Handwerk meist nicht zielführend. Zwar zeigen Studien, dass komplexe Verkäufe oft mehrere Kontakte benötigen, im Handwerk geht es jedoch meist um schnellere Entscheidungen.
E-Mail oder Telefon? Der Medien-Mix macht’s
Welcher Kanal ist der beste? Oft ist es eine Kombination aus beidem. Jeder Weg hat seine Stärken:
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Die E-Mail: Ideal, um das Angebot noch einmal anzuhängen, zusätzliche Infos zu schicken oder eine Frage zu stellen, auf die der Kunde in Ruhe antworten kann. Zudem dient sie der Dokumentation.
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Das Telefon: Unschlagbar, um direkt in den Dialog zu treten und Einwände sofort zu klären. Ein guter Zeitpunkt für Anrufe bei Privatkunden ist oft der späte Nachmittag (16-17 Uhr).
Ein guter Ansatz ist es, die erste Nachfrage per E-Mail zu schicken und später, wenn keine Reaktion kommt, telefonisch nachzuhaken.
So organisierst du dein Nachfassen
Das Wichtigste beim Nachfassen ist Beständigkeit. Ein klarer Prozess hilft dir, kein Angebot zu vergessen und den Überblick zu behalten. Du kannst dir beispielsweise feste Zeiten im Kalender blockieren, um deine offenen Angebote durchzugehen.
Noch einfacher wird es mit modernen Lösungen wie quidly. Die App ist genau dafür gemacht: Sie erinnert dich automatisch an fällige Nachfass-Termine und hilft dir, strukturierte Nachrichten zu versenden. So behältst du alle Angebote im Blick und verpasst keine Chance auf einen Auftrag, ohne dass du dir den Kopf mit Notizzetteln belasten musst.
Wenn der Kunde trotzdem absagt oder schweigt
Auch wenn du alles richtig machst, wird nicht jeder Auftrag erteilt. Das ist normal.
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Keine Reaktion: Nach dem dritten Kontaktversuch (der „Break-up-Mail“) solltest du den Vorgang abschließen und die Akte ablegen.
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Absage: Frage freundlich nach dem Grund. „Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Dürfte ich fragen, was der Grund für Ihre Entscheidung war? Das hilft mir, meine Angebote zukünftig noch besser anzupassen.“ Oft erhältst du so wertvolles Feedback für zukünftige Projekte.
Bleib auch bei einer Absage immer positiv. Das Nachfassen ist eine der einfachsten Methoden, um deine Auftragsquote langfristig zu erhöhen.
Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel hilft deine Handwerkskammer oder ein Fachanwalt weiter.